Vzdělávání zaměstnanců: jak ho firma nastaví a zaplatí

Vzdělávání zaměstnanců není jen benefit navíc, ale nástroj, kterým firma řeší konkrétní mezeru ve schopnostech týmu. V článku najdete, jak se dělá analýza potřeb, jaké formy vzdělávání firmy nejčastěji používají, jak se školení daňově posuzují a co dělat, aby se investice do vzdělávání zaměstnanců firmě vrátila.

Jak zjistit, co zaměstnanci skutečně potřebují

Vzdělávání zaměstnanců má smysl začínat analýzou potřeb – tedy porovnáním toho, jaké dovednosti tým aktuálně má, a toho, co potřebuje k naplnění firemních cílů. Zdroje pro tuto analýzu bývají hodnotící pohovory, zpětná vazba od vedoucích, výsledky projektů nebo plánované změny, jako je nový systém nebo expanze na nový trh.

Bez této analýzy firmy často investují do školení, která znějí dobře, ale neřeší reálný problém – typicky obecný kurz komunikace tam, kde chybí konkrétní odborná znalost, nebo naopak. Rozdíl mezi obecnými a odbornými dovednostmi si podrobněji rozebíráme v článku o manažerských kurzech.

Praktickým nástrojem analýzy bývá jednoduchá matice, kde se pro každou roli nebo tým vypíší klíčové dovednosti a k nim aktuální úroveň zvládnutí – rozdíl mezi žádoucí a skutečnou úrovní pak ukazuje, kam vzdělávání zaměstnanců směrovat nejdřív. Bez podobné systematiky se vzdělávací rozpočet snadno rozpustí do kurzů, které jsou zrovna dostupné nebo levné, ne do těch, které firma nejvíc potřebuje.

Jaké formy vzdělávání firmy používají

Vzdělávání zaměstnanců má několik základních forem, které se v praxi kombinují:

• Interní školení – vede ho zkušenější kolega nebo interní specialista, výhodou je nižší náklad a znalost firemního prostředí.
• Externí kurzy a certifikace – dodává specializovaná vzdělávací instituce, hodí se pro odborné nebo regulované dovednosti, jako jsou finanční certifikace ACCA nebo CFA.
• E-learning – flexibilní forma vhodná pro rozsáhlejší týmy, například přes platformy typu Coursera nebo edX.
• Náročnější programy pro klíčové lidi – u vybraných manažerů firma někdy hradí i studium MBA jako investici do budoucího vedení; více v článku co je MBA.

Volba formy závisí na tom, kolik lidí se školí, jak specifická je dovednost a kolik je firma ochotná investovat.

V praxi se formy často kombinují do jednoho programu – například úvodní e-learningový modul, na který navazuje prezenční workshop s praktickými cvičeními a následně interní mentoring pro upevnění nově naučeného. Tato kombinace bývá efektivnější než jediná forma samostatně, protože pokrývá jak teoretický základ, tak praktické upevnění dovednosti v reálné práci.

Jak naplánovat rozpočet na vzdělávání

Rozpočet na vzdělávání zaměstnanců firmy nastavují buď jako pevnou částku na hlavu za rok, nebo jako procento z mzdových nákladů, případně jako individuální posouzení podle role a plánu rozvoje. Přesná výše se firmu od firmy velmi liší a odvíjí se od velikosti podniku a odvětví, proto zde nemá smysl uvádět konkrétní čísla – důležitější je mít jasné pravidlo, kdo o čerpání rozhoduje a jak se sleduje využití.

Do rozpočtu je vhodné počítat nejen samotnou cenu kurzu, ale i ztracený pracovní čas zaměstnance během školení a případné cestovní náklady u prezenčních programů.

Firmy, které rozpočet na vzdělávání plánují dopředu na celý rok, mívají výhodu v tom, že si mohou u dodavatelů domluvit lepší podmínky pro skupinová školení a zároveň rozložit čerpání rovnoměrně, ne nárazově na konci roku, kdy hrozí, že se nevyčerpané prostředky proplácí bez rozmyslu jen proto, aby se „vyčerpaly“.

Daňová uznatelnost a dotace na vzdělávání zaměstnanců

Náklady na vzdělávání zaměstnanců, které souvisí s výkonem jejich práce, jsou v drtivé většině případů pro firmu daňově uznatelným výdajem. To platí jak pro odborná školení, tak často i pro širší manažerské vzdělávání, pokud firma dokáže obhájit souvislost s pracovní náplní. Konkrétní posouzení jednotlivého případu je ale vždy dobré probrat s daňovým poradcem nebo účetním, protože záleží na formě smlouvy i typu vzdělávání.

Na část nákladů na vzdělávání zaměstnanců mohou firmy v některých obdobích čerpat dotace, typicky z programů financovaných z Evropského sociálního fondu (souhrnně se o nich mluví jako o dotacích v rámci Operačního programu Zaměstnanost). Podmínky konkrétních výzev se v čase měnily a mění, proto je nutné ověřit aktuálně vyhlášenou výzvu, ne se spoléhat na starší informace.

Firmy, které o dotaci žádají poprvé, často podceňují administrativní náročnost celého procesu – od podání žádosti přes vedení dokumentace o proškolených zaměstnancích až po vyúčtování. Vyplatí se proto počítat s tím, že samotné čerpání dotace zabere interní kapacitu, a zvážit, zda administrativní zátěž odpovídá výši ušetřených nákladů.

Kvalifikační dohoda a další praktické otázky

Pokud firma hradí nákladnější vzdělávání, jako je dlouhodobý kurz nebo MBA, běžně se uzavírá kvalifikační dohoda – zaměstnanec se v ní zavazuje zůstat ve firmě určitou dobu po skončení školení, jinak musí náklady částečně nebo úplně vrátit. Konkrétní podmínky, jako maximální délka závazku, upravuje zákoník práce a je vhodné je nechat si potvrdit personálním oddělením nebo právníkem, protože nesprávně formulovaná dohoda může být nevymahatelná.

Další praktickou otázkou je, jak zaměstnance k dalšímu vzdělávání motivovat – funguje kombinace jasné vazby na kariérní postup, výběr školení podle zájmu zaměstnance a dostatečný časový prostor v pracovní době, ne jen povinnost školit se ve volném čase.

Přesnou maximální délku kvalifikační dohody a další podmínky, za kterých je vymahatelná, upravuje zákoník práce – konkrétní znění dohody je vždy dobré nechat zkontrolovat právníkem nebo personálním oddělením, aby odpovídalo aktuální právní úpravě a nebylo napadnutelné.

Jak měřit přínos vzdělávání zaměstnanců

Měření přínosu vzdělávání je náročné, protože efekt se často projeví až s odstupem a míchá se s dalšími faktory. Přesto má smysl sledovat alespoň základní ukazatele: zda se po školení změnilo chování v praxi (např. rychlejší zpracování úkolů, méně chyb), jak zaměstnanci hodnotí přínos školení a zda se snížila fluktuace u lidí, kterým firma do rozvoje investovala.

U rozsáhlejších investic, jako je hrazení MBA programu klíčovému manažerovi, se hodí i orientační propočet v kalkulačce návratnosti MBA, který pomůže odhadnout, za jak dlouho se investice může vrátit.

Dlouhodobě se osvědčuje, když firma vzdělávání zaměstnanců hodnotí jednou nebo dvakrát za rok společně s vedoucími týmů – co se v uplynulém období naučilo, co se v praxi projevilo a kam rozpočet směrovat dál. Bez takového pravidelného ohlédnutí se snadno stane, že se vzdělávání promění v izolovanou aktivitu HR oddělení, o které vedoucí ani zaměstnanci sami nevědí, jak souvisí s jejich prací.

Štítek: Průvodce